Bei M&A-, Private-Capital- und Finanzierungstransaktionen beginnt die größte Herausforderung für die Informationssicherheit oft erst, nachdem ein Dokument aus dem virtuellen Datenraum (VDR) heruntergeladen wurde. Finanzmodelle, Management-Präsentationen, Vorstandsunterlagen und Due-Diligence-Berichte müssen häufig außerhalb des virtuellen Datenraums geteilt werden, was zusätzliche Governance-Anforderungen für Deal-Teams schafft. Die Information-Rights-Management-Funktion (IRM) von DFIN Venue ist darauf ausgelegt, den Dokumentenschutz über den VDR hinaus zu erweitern und Unternehmen dabei zu helfen, die Kontrolle über sensible Informationen zu behalten, auch bei der Weitergabe sensibler Informationen an externe Transaktionsbeteiligte.
Warum erfordert die Weitergabe sensibler Dokumente zusätzliche Kontrolle?
Herkömmliche Berechtigungen in virtuellen Datenräumen regeln den Zugriff, solange Dokumente innerhalb der Plattform verbleiben. Sobald eine Datei heruntergeladen wurde, haben Unternehmen oft weniger Einblick und Kontrolle darüber, wie auf diese Informationen zugegriffen wird. Bei komplexen Transaktionen mit mehreren Bietergruppen, Kreditgebern und Beratern ändern sich die Zugriffsanforderungen häufig im Verlauf der Transaktion. Daher kann es wichtig sein, den Zugriff auf sensible Unterlagen sowohl innerhalb des Datenraums, wie auch über den Datenraum hinaus zu kontrollieren.
Wie erweitert IRM die Sicherheit virtueller Datenräume über den VDR hinaus?
Die Information-Rights-Management-Funktion von Venue ist darauf ausgelegt, dieser Herausforderung zu begegnen, indem sie den Dokumentenschutz über den virtuellen Datenraum selbst hinaus erweitert. Wenn IRM aktiviert ist, bleiben geschützte Dateien über den gesamten Transaktionszyklus hinweg gesichert. Der Zugriff erfolgt über den sicheren Viewer von Venue und nicht direkt über native Desktop-Anwendungen. So können Unternehmen hochvertrauliche Transaktionsunterlagen besser kontrollieren.
IRM unterstützt derzeit die folgenden Dateitypen:
- Word-Dokumente
- Excel-Modelle
- PowerPoint-Präsentationen
- PDFs
Wie können Deal-Teams die Kontrolle behalten?
Einer der zentralen Vorteile der IRM-Funktion von Venue ist, dass Projektadministratoren geschützte Dokumente auch nach deren Verteilung weiterhin verwalten können. Berechtigungen für IRM-geschützte Dateien können geändert oder widerrufen werden, wenn sich die Transaktionsanforderungen ändern. Für Deal-Teams, die wettbewerbliche Verkaufsprozesse, wechselnde Bietergruppen oder sich weiterentwickelnde Due-Diligence-Anforderungen steuern, bietet dies eine zusätzliche Governance-Ebene für sensible Informationen über den gesamten Lebenszyklus einer Transaktion hinweg.
Wie flexibel ist die Informationssteuerung für Deal-Teams?
IRM kann projektweit aktiviert und automatisch auf geschützte Dokumente im virtuellen Datenraum angewendet werden, während Administratoren weiterhin die Möglichkeit haben, Einstellungen bei Bedarf für bestimmte Nutzergruppen anzupassen. Da die Funktion keine zusätzlichen Agenten, Plug-ins oder Softwareinstallationen erfordert, können Deal-Teams die Dokumentensicherheit erhöhen, ohne Reibungsverluste für Bieter, Berater oder andere Transaktionsbeteiligte zu verursachen.
Häufig gestellte Fragen
F: Was ist Information Rights Management (IRM) in einem virtuellen Datenraum?
A: IRM ist eine Funktion von DFIN Venue, die den Dokumentenschutz über den virtuellen Datenraum hinaus erweitert. IRM-geschützte Word-, Excel-, PowerPoint- und PDF-Dateien werden über den sicheren Viewer von Venue und nicht über native Desktop-Anwendungen aufgerufen.
F: Können Berechtigungen für IRM-geschützte Dokumente nach der Verteilung geändert werden?
A: Ja. Projektadministratoren können Berechtigungen für IRM-geschützte Dateien jederzeit ändern oder widerrufen, sodass Deal-Teams auch bei sich ändernden Transaktionsanforderungen die Kontrolle behalten.
F: Erfordert die Nutzung von IRM zusätzliche Software oder Plug-ins?
A: Nein. Der Venue Virtual Data Room von DFIN bietet plug-in-freies IRM. Die IRM-Funktion wird automatisch auf geschützte Dokumente im Datenraum angewendet und erfordert nicht, dass Bieter, Berater oder andere Beteiligte Agenten oder Plug-ins installieren.
Um mehr über die Information-Rights-Management-Funktionen von DFIN Venue und weitere Erweiterungen zu erfahren, die eine sichere Due-Diligence-Prüfung sowie M&A- und Kapitalmarkttransaktionen unterstützen, besuchen Sie die DFIN Venue Virtual Data Room-Seite oder fordern Sie noch heute eine Demo an.
